Communication
La communication sur l’événement doit débuter idéalement trois mois avant l’organisation de l’Opération Libre. Le site operation-libre.org ainsi que le logo et compte sur les réseaux sociaux est mis à disposition pour assurer la communication.
Un wiki est associé au site qui permet de lancer un appel à proposition de projets afin d’accueillir des animations qui n’auraient pas été identifiées au préalable. Les organisateurs intègrent les projets proposés par les contributeurs dès lors qu’ils relèvent de projets libres, qu’un animateur est disponible pour le projet et que le nombre d’inscrits permet d’assurer sa mise en œuvre effective. La communication auprès des habitants est essentielle. Pour assurer un fonctionnement optimal, il est nécessaire d’avoir a minima une dizaine d’habitants pouvant accompagner les différentes équipes et les renseigner sur place. Les habitants doivent également pouvoir acquérir les compétences sur les différents projets afin de pérenniser les mises à jour après l’événement. Un courrier invitant les habitants à participer, une réunion d’information, une présentation des différents projets sont nécessaires au préalable de l’événement afin de mobiliser la population. Des affiches à l’entrée et sortie de la commune ainsi que dans les commerces peuvent être disposées un mois avant l’événement.
Un formulaire d’inscription est disponible en ligne et chacun est libre de s’inscrire gratuitement dans la limite des places disponibles.
Animations
Les animations organisées durant une Opération Libre sont en lien direct avec la promotion ou production de savoir, outils, licences, contenus ou données libres.
Il est recommandé de se rapprocher de projets possédant des communautés actives afin d’assurer la venue de volontaires. Wikipédia, Commons, OpenStreetMap, TelaBotanica, Open Data font partie des communautés dynamiques mais de nombreux autres projets existent. Trois types de projets et communautés différentes devront pouvoir se retrouver sur une Opération Libre.
Un stand de promotion du savoir, outils, licences ou données libres, qui peut servir de point d’accueil sur l’événement, est mis en place pour sensibiliser la population.
Les animateurs des projets ont de préférence une expérience dans l’animation auprès du grand public.
Convivialité
Les participants de l’Opération Libre effectuent le déplacement volontairement. Assurer leur logement, restauration mais également prévoir des temps de convivialité leur permettra de profiter au mieux de cette expérience. Une visite collégiale de la commune la veille de l’événement est recommandée afin de créer un esprit de groupe et prendre connaissance du territoire et de ses spécificités locales.
Logistique
Le matériel nécessaire à l’organisation de l’événement est défini au préalable et mis à disposition par la commune, les organisateurs, habitants ou partenaires.
Le logement et la restauration des organisateurs et volontaires sont assurés sur place.
Les frais de déplacement des organisateurs et si possible de volontaires sont pris en charge et réservés si possible en amont ou remboursés à posteriori.
Les organisateurs souscrivent à une assurance pour l’événement.
