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LE LIVRE ET LE DOCUMENT

de l’État (service central ou départemental) les documents dont elle n’a plus l’usage. Dans toute administration une personne doit être désignée ayant la responsabilité de la garde des documents et de leur transfert éventuel aux archives nationales. La direction de celles-ci, jamais elle seule, doit avoir le droit d’ordonner la destruction des pièces de l’accord des diverses administrations intéressées. La guerre mondiale a détruit d’énormes quantités d’archives, bien que, d’autre part, elle en a préparé beaucoup pour l’avenir.

8. — Archives économiques et sociales.

a) On a formé des archives économiques et sociales contemporaines : collections des documents imprimés ou manuscrits, intéressant l’histoire d’une commune au point de vue artistique, économique, social et politique. Il s’agit non pas de livres ou de brochures, qui ont leur place indiquée dans une bibliothèque, mais de feuilles volantes distribuées sur la voie publique, de prospectus de maisons de commerce, de préférence des prospectus illustrés ou accompagnés d’échantillons, de programmes illustrés de théâtre, etc., en un mot de tout un ensemble de documents de la vie journalière, d’un caractère extrêmement fugitif et, par conséquent, voués, de la part des particuliers, à une destruction immédiate :

b) On a institué notamment en Hollande plusieurs dépôts d’archives de grandes firmes commerciales.

c) Il faudrait (localement, régionalement, nationalement, internationalement) des dépôts généraux où il soit possible à tous, gratuitement s’il s’agit d’institutions publiques scientifiques ou d’utilité publique, moyennant payement pour les autres, de déposer les papiers hors d’usage fréquemment mais qu’il importe de ne pas détruire. Ces dépôts pourraient être installés hors des centres.

9. — Une Internationale des Archivistes.

L’Institut International de coopération intellectuelle a réuni, en 1931, un comité international d’archivistes, dont les sessions seront dorénavant périodiques. Ce comité est composé des directeurs d’archives d’État de neuf pays : Allemagne, Autriche, Belgique, Espagne, France, Italie. Grande-Bretagne. Pays-Bas, Suisse. Il a estimé que le travail de coordination des administrations centrales d’archives devait porter notamment sur la publication d’un guide international des archives, sur l’échange de fac-similés paléographiques, sur l’unification de la terminologie ainsi que sur des échanges de professeurs et conférenciers entre les différentes institutions ou écoles formant des archivistes.

264 Les Administrations. Documentation administrative.

(Bureaux, Secrétariats, Archives courantes.)

264.1 Notions fondamentales.

a) On définit la documentation administrative (distincte de la documentation scientifique), celle qui procède de l’administration des choses. C’est l’ensemble des opérations documentaires et des documents eux-mêmes qui enregistrent, inscrivent, prennent note de l’activité pratique au fur et à mesure qu’elle se produit, aux fins de communication, de mémoire et de preuve.

b) La documentation administrative constitue l’outillage de l’administration. C’est l’ensemble des pièces qui renseignent les chefs et les agents et leur permettent dans toute circonstance de prendre des décisions en connaissance de cause. De même qu’une usine élabore des produits, une administration élabore des documents. Mais dans l’usine le produit est le but ; dans l’administration le but est l’action administrative laquelle ne peut s’exercer qu’en s’accompagnant de documents, en s’incorporant en eux.

c) La documentation administrative se rapporte à toute administration. Qu’il s’agisse de celle des organismes publics (l’administration proprement dite) ou de celle des organismes privés ; que les organismes poursuivent des buts lucratifs ou des fins économiques ou sociales ; que les organismes soient des collectivités ou des bureaux et studios de particuliers, de mêmes principes, une même méthode régissant la documentation administrative sous toutes ses formes et dans toutes ses applications.

Les Anglais disent « Registration » (Record Department). Les Allemands disent « Registratuur ». Les Français disent « Archives » et parfois « Enregistrement » ; mais le premier de ces termes étant aussi employé pour désigner le document ancien et le second étant aussi appliqué à un organisme fiscal, l’administration de l’enregistrement, aucun d’eux d’ailleurs ne couvrant exactement le contenu de ce qu’ils doivent signifier, il semble préférable d’employer le mot « Documentation administrative ».

c) La documentation administrative est directement dérivée de l’administration elle-même et celle-ci se modèle sur l’organisation qui est donnée à l’action (travail).

264.2 L’Administration. Les transformations survenues parallèlement aux transformations de la Société.

1. — Place dans l’ensemble.

La documentation administrative occupe la place suivante dans le tableau synoptique des choses et des propriétés présenté selon un développement dichotomique.