Les Logiciels libres en documentation/4

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II-Fonctionnalités des logiciels testés




Koha[modifier]

La plaquette de description de Koha donne une liste des fonctions du logiciel. Les premiers éléments de description avancés, un logiciel clair et un outil personnalisable sont a priori subjectifs, mais la comparaison avec des logiciels comme Cindoc et Avanti les rendent plus évidents. L’installation requiert néanmoins un serveur sous une des déclinaisons d’Unix.

Suivent les fonctions principales d’un logiciel de gestion de bibliothèque :

  • gestion des acquisitions: différents fournisseurs, différentes devises, gestion du budget ;
  • catalogage personnalisable via une grille, avec gestion d’un thesaurus et d’une liste d’autorités-matières ;
  • la gestion avancée des prêts : réservation, passage des ouvrages d’une bibliothèque d’un réseau à une autre, comptes des lecteurs individuels ou collectifs (famille ou entreprise), amendes.

La personnalisation du logiciel se décline sur plusieurs modes, du futile au plus indispensable :

  • l’interface peut voir son apparence modifiée selon plusieurs modèles, nommés templates ;
  • il est possible de créer des étagères virtuelles, en y ajoutant des documents en rapport avec un sujet ; elles sont privées si une seule personne y accède et les modifie, publiques si tous peuvent les consulter, libres si tous les consultent et la modifient ;
  • la grille UNIMARC peut être modifiée.

Les normes prises en compte sont : UNIMARC, les différentes déclinaisons de MARC dont MARC 21 et iso2709. Le logiciel gère non seulement la saisie dans ces formats, mais également l’importation et l’exportation. La gestion des champs UNIMARC est également d’un niveau avancé : champ libre, répétable, obligatoire, soumis à une liste d’autorités. Dans un thésaurus, il gère la hiérarchie (termes génériques et termes générés), les descripteurs et non-descripteurs et les termes associés.

Les habilitations d’un utilisateur sont gérées sur onze niveaux. Trois sont réservés aux administrateurs (1- Super bibliothécaire, 2- Gestion des paramètres du système et 3- Gestion des permissions des utilisateurs). Les autres sont à répartir entre les bibliothécaires, selon leurs attributions et leurs effectifs : 4- Gestion des lecteurs; 5- Administration du catalogue ; 6- Tâches de circulation ; 7- Gestion des réservations pour les autres et 8- pour soi ; 9- Gestion des prêts ; 10- Gestion des dettes ; 11- Recherches dans le catalogue. Certaines peuvent être attribuées aux lecteurs : la 11-, et la 8-.

La fonctions de recherche est évoluée : elle peut soit porter sur les champs MARC, soit s’effectuer selon des modalités qui seront plus familières aux utilisateurs.

Le catalogage peut se faire automatiquement, en récupérant les notices de la BNF : un module les importe automatiquement, ce qui constitue un réservoir qui est inspecté automatiquement au début de chaque ajout d’ouvrage. Si l’ouvrage n’est pas présent dans le réservoir, alors une saisie commence suivant les champs MARC.

Si Koha ne propose pas de forums, il possède des listes de diffusion en français et en anglais ; celles-ci fonctionnent approximativement comme un forum : une question est posée, ceux qui peuvent apporter une réponse ou un élément de réponse la donnent, mais l’intégralité des questions et des réponses est envoyée périodiquement aux lecteurs, avec en plus quelques nouvelles. Cette liste de diffusion est régulière : en 2004, elle a été envoyé toutes les semaines jusqu’au 12 juillet.

Le site www.koha-fr.org possède une page actualité, où sont diffusées de manière ponctuelle quelques informations sur la vie du logiciel, comme sa récente présentation à l’ENSSIB, le 23 janvier 2004, lors de la journée d’information Open source en information-documentation de l’AEDESSID (Anciens élèves du Diplôme d’études scientifiques supérieures en Information-Documentation). La dernière actualité date, au 10 août, du 17 mai.

Greenstone[modifier]

Greenstone est un logiciel relativement récent, mais déjà en phase de maturation. Il a été adopté par plusieurs bibliothèques anglo-saxonnes. Les fonctions offertes et le mode de fonctionnement sont éprouvés et semblent stables.

Il permet de créer une base documentaire de documents numériques au format PDF, txt, doc et email, soit les documents numériques les plus courants. Ce logiciel est donc susceptible de répondre à un besoin dans un centre équipé d’un système de gestion des documents physiques, et qui reçoit une documentation numérique de plus en plus importante. Par exemple, la documentaliste de l’association où j’ai fait mon stage imprime de nombreux documents en provenance d’Internet, notamment des PDF, ce qui lui prends un temps de manutention (impression, reliure) et occasionne un coût important. Pour peu que le documentaliste soit prêt à se contenter de consulter ses documents sur écran, une gestion des documents numériques est donc un gain de temps appréciable, d’autant plus que le logiciel permet, par la gestion du format email, d’effectuer des recherches dans ce type de documents, et donc dans des réponses déjà apportées à des questions d’utilisateurs. Il peut être utile en outre de conserver un document au format numérique pour l’envoyer à un utilisateur qui en fait la demande.

Enfin, il est entièrement traduit en 4 langues, documentation comprise : anglais, espagnol, français, russe. L’interface est disponible en 26 langues, dont certaines ésotériques (Allemand, Arabe, Arménien, Chinois, Croate, Danois, Farsi, Finnois, Galicien, Georgien, Grec, Hébreu, Hindi, Indonésien, Italien, Japonais, Kannada, Kazakh, Maori, Portugais, Portugais du Brésil, Serbe, Tchèque, Thaï, Turc, Ukrainien).

La documentation est abondante et claire : elle comporte quatre fichiers au format PDF, destinés respectivement à la personne qui procède à l’installation, à l’utilisateur, au développeur qui souhaite participer à la programmation, et un dernier intitulé Paper et sous-titré Du papier à la collection numérisée.

Outre cette documentation et le logiciel, le fichier téléchargé contient un programme, Coll_Organizer, destiné à la saisie de méta-données attachées à chaque collection de documents numériques constituée avec Greenstone.

Le logiciel a récemment été mis à jour en version 2.5.1, ce qui lui apporte la capacité de traiter les documents au format sonore MP3 et les documents au format LaTex (documemts textes produits avec des logiciels non-Wisiwig, mais aux possibilités de mise en forme évoluées). La version testée est cependant la 2.50.

Avanti[modifier]

Avanti est un logiciel encore extrêmement rudimentaire. Il est cependant intéressant d’en faire une évaluation, car le produit final visé est un logiciel simple de gestion de bibliothèque, pouvant convenir à une petite structure. De plus, il est évoqué dans le mémoire de Nathalie Cornée, ce qui permet d’évaluer sa progression en un an. Début 2003, le logiciel n’en était qu’à sa version alpha, c’est à dire que les programmeurs (qui sont au nombre de 7) n’en étaient qu’aux couches de fondation, et en étaient à concevoir une interface rudimentaire.

Dans le Read me (Lisez-moi, c’est-à-dire le document texte qui accompagne le logiciel téléchargé et qui donne des informations sur le logiciel et son fonctionnement) d’Avanti, il est indiqué que la version 1.0 beta 3 inclura la gestion de la circulation des documents (prêts, retour, et donc usagers du centre documentaire). À noter qu’il n’existe qu’en version anglaise, et qu’aucune traduction n’est encore prévue. Mais la simplicité du langage utilisé, et la fréquence pour un documentalistes des objets qu’ils désignent n’ont pas posé de problème pour l’utilisation du logiciel à un médiocre anglophone comme moi.

MediaWiki, exemple de wiki[modifier]

Le logiciel MediaWiki a été conçu spécifiquement par Magnus Manske pour une encyclopédie dont le contenu est sous licence GFDL. Depuis, le logiciel a été développé de façon communautaire, d’abord sous la direction de Lee Daniel Crocker, puis sous celle de Brian Vibber. Il est utilisé non seulement pour la rédaction d’une encyclopédie multilingue, Wikipédia, mais aussi sa maintenance et son actualisation en permanence par les internautes lecteurs, ainsi que celles de projets annexes : Wikisources (mise à disposition de textes pouvant servir de sources ; œuvres tombées dans le domaine public, lois et règlements par nature dans le domaine public, ouvrages scientifiques ou littéraires que leurs auteurs placent sous licence GFDL, Art Libre ou mettent directement dans le domaine public) ; Wikiquotes (citations) ; Wikitravel (descriptifs touristiques pour voyages) ; Wiktionary (dictionnaire sous licence GFDL). Tous ces projets fonctionnent sur le même principe.

Cette encyclopédie est née en janvier 2001, sur l’initiative de Jimmy Wales et de Larry Sanger, mécènes étatsuniens, dont le premier a fait fortune dans la commercialisation d’images pornographiques sur Internet. Le projet encyclopédique est soutenu par la FSF de Richard Stallman. Jusqu'à octobre 2003, c'est la société Bomis (http://www.bomis.com/) et son président, Jimmy Wales, qui ont financé Wikipédia. Une fondation de droit américain a récemment été créée pour récolter des dons. Cette fondation possède maintenant les noms de domaines et la marque Wikipédia et des projets associés. Les encyclopédies sont cependant toujours hébergées sur les serveurs de la société Bomis. Le logiciel est donc solidement adossé à une fondation, une entreprise qui génère de confortables revenus, et à un millionnaire qui se passionne pour ce projet.

La rédaction est assurée par des internautes bénévoles du monde entier, et le suivi du travail est permis par le logiciel MediaWiki. Les rédacteurs peuvent s’identifier (et acceptent un seul cookie), ou rester anonymes. Dans le cas où ils restent anonymes, ils ne peuvent ajouter d’images à la wikipédia, ni déplacer ou renommer des articles. Il existe des projets d’encyclopédie pour de nombreuses langues (83 au total au 2 août 2004), avec par exemple :

Wikipédia est l’encyclopédie la plus consultée sur Internet, devançant britannica.com et Encyclopedia.com. Au 1er août 2004, elle comptait 843 000 articles toutes langues confondues, près de 20 000 personnes y avaient participé, et chaque jour plus de 2 000 articles étaient ajoutés. Quant à la version française, la 4e par ordre d’importance, elle comptait 46 000 articles, 1 100 contributeurs, et s’accroissait chaque jour de 140 articles.

J’ai un peu insisté sur l’ampleur prise par le projet, car elle justifie pour moi de la simplicité et de la conception ergonomique du logiciel, ainsi que de son efficacité. Le logiciel dispose donc :

  • d’une syntaxe simple et donc facilement et rapidement appréhendable par un rédacteur novice (presque instantané), qui permet une diffusion instantanée de l’information ;
  • de fonctions permettant de collaborer (pages Discussion et Historique de chaque article), qui assurent une bon suivi rédactionnel, aussi bien au niveau des orientations que du contenu.

Enfin, et bien que ce ne soit pas une fonctionnalité à proprement parler du logiciel, mais plutôt un élément de son environnement, signalons l’existence de WikiPDF (http://sourceforge.net/projects/wikipdf), un logiciel développé en PHP, au stade de la quatrième beta, destiné à l’exportation des articles des wikipédias au format PDF. Ce format de document étant l’un des plus répandus pour la communication par toutes sortes d’organismes publics ou privés et d’entreprises, il m’a semblé intéressant de le signaler.

Plan[modifier]