Les Logiciels libres en documentation/5

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Nous avons déjà vu que, pour fonctionner, Koha nécessite un serveur Unix. Il est installable sur toutes les distributions de Linux, sur toutes les versions d’Unix, dont la plus répandue Mac OS X (dix). Il a été installé également sous Windows NT et Windows 2000, mais le guide de l’installateur reconnaît qu’il faut plus d’efforts pour y parvenir.

Ce guide est présent en ligne et dans l’archive téléchargée contenant le logiciel. Un guide de migration en plusieurs parties est présent en ligne :

  • migration des exemplaires, c’est à dire des supports de documents disponibles (livres, cassettes vidéos, etc.) ;
  • migration des lecteurs ;
  • migration de la structure et des notices MARC (selon les formats listés plus haut) ;
  • migration des annexes des bibliothèques, des préférences du logiciel, des mots vides.

Sur le serveur Unix, ou éventuellement Windows NT ou 2000, il faut installer les éléments logiciels suivants :

  • un serveur web Apache (a priori, un autre serveur web devrait fonctionner, mais l’expérience n’a pas encore été tentée) ;
  • une base de données SQL (n’importe quelle distribution est susceptible de fonctionner) ;
  • Perl, qui est un langage de programmation.

Du coté ressources humaines, il est nécessaire que la personne installant Koha ait un accès administrateur à la machine, qu’il soit à l’aise avec les commandes Unix (utilisation de la console), et qu’il ait une certaine expérience des bases de données.

Ces pré-requis montrent qu’il s’agit réellement d’un logiciel qui n’est pas destiné aux petites bibliothèques, et que les centres qui voudront l’installer devront s’assurer d’avoir une logistique suffisante, c’est à dire disposer d’un informaticien pour son installation et sa maintenance, soit en interne, soit par une SSII ou une SSLL. J’ai d’ailleurs testé ce logiciel sur une copie de la base du Centre Roland Mousnier mise à disposition par Paul Poulain (voir Annexe E).

Dans le test de l’utilisation qu’il est possible de faire des fonctions de ce logiciel important, je passerai rapidement sur les fonctions typiquement bibliothécaires (prêts, gestion des lecteurs) pour m’attarder sur les fonctions plus proprement documentaires : description des ouvrages, utilisation d’un thésaurus.

Dans le cadre maintenant de l’utilisation courante, la première chose qui se remarque est l’interface claire et simple : dès le premier écran (Voir Image 4), toutes les fonctions sont identifiables et accessibles : gestion du catalogue, gestion des lecteurs, gestion du prêt, gestion des acquisitions, différents états, modification des paramètres. Les couleurs choisies sont vives sans être criardes. Donc on peut attribuer un bon point du côté de l’esthétique. Un passage de la souris sur les boutons révèle un texte explicitant un peu mieux la fonction, et là, première mauvaise surprise : ils sont encore en anglais. La traduction est donc partielle. On retrouve par la suite fréquemment des éléments non-traduits (boutons Next-Preview de l’interface, certains menus déroulants).

Fichier:Accueil-Koha.jpg
Image 4 : Page d'accueil du logiciel Koha

Toutes les pages possèdent une barre d’outil (voir Image 5). Elle regroupe toutes les fonctions présentes en page d’accueil. Les liens se colorent au passage de la souris. Au cas ou ces liens ne s’afficheraient pas, on retrouve les mêmes liens en HTML classique en bas de chaque page (voir Image 8). Tous les champs à remplir qui peuvent être ambigus disposent d’un mot ou deux qui éclairent sur leur destination. À chaque fois qu’il faut saisir une date, le format est rappelé (jj/mm/aaa).

Fichier:Barre-de-liens-Koha.jpg
Image 5 : barre d'outils de Koha

La page «Paramètres» présente, dans l’ordre dans lequel il doivent être modifiés, la liste des paramètres du logiciel ; chaque lien mène à une page dédiée :

  • Annexes, si la bibliothèque gère plusieurs fonds ou est sur plusieurs sites ; chaque annexe possède un code (CRM pour le Centre Roland Mousnier) et peut appartenir à une catégorie ; on retrouve les boutons Edit, Delete, Ajouter une annexe, Ajouter une catégorie ;
  • Comptes : les différents comptes de chaque spécialité traitée dans le fonds, chaque partie du fonds ayant son propre budget ;
  • Monnaies : pour la définition de taux de changes ;
  • Les catégories d’ouvrage : livre, périodique, thèse au CRM ; on peut évidemment ajouter toutes sortes de supports, rendant leur traitement bibliographique plus adapté ;
  • Les catégories de lecteur : avec une description, âges mini et maxi, frais spécifiques, durée d’inscription, amendes spécifiques, limite de prêt, réservation possible ou non ;
  • Frais : à appliquer en cas de dépassement de durée de prêt, tous les jours, ou tous les 7 jours ; l’administrateur doit installer un script pour qu’il soient calculer tous les soirs ;
  • Administration des valeurs autorisées : pour le remplissage des champs MARC (comme exclu du prêt);
  • La gestion du thésaurus ;
  • Administration des structures d’étiquette MARC ;
  • Administration des liens MARC ;
  • Vérification MARC : évite les erreurs de saisie ;
  • Administration des préférences du SIGB : les possibilités de paramétrage sont très nombreuses, nous les énumérerons plus loin ;
  • La liste des imprimantes ;
  • La liste des mots vides, à effacer lors des recherches ;
  • L’import et l’export de notices MARC.

Les préférences systèmes permettent de configurer le mode de gestion des acquisitions (simple ou normal : en gérant le budget) ; la génération des codes barre (automatique ou manuelle), des numéros d’utilisateur (idem) ; le format de date (étatsunien, ISO ou métrique) ; le mode insecure : une fois réglé sur Yes, il n’est plus nécessaire de saisir un nom d’auteur ; l’adresse email où les récapitulatifs de modifications sont envoyés ; le nom de la bibliothèque ; l’encodage MARC (MARC21 ou UNIMARC) ; l’activation du support MARC ; le nombre maximum d’ouvrages qu’il est possible de réserver, d’emprunter ; la langue (ici réglée sur français, mais la traduction n’est pas totale) ; les réglages d’interface ; et la durée au bout de laquel l’OPAC déconnecte automatiquement un utilisateur.

La fonction ajout de lecteur est simple d’emploi : un formulaire unique à remplir. Les renseignements demandés sont assez nombreux, et correspondent à ce qui peut être demandé par de nombreuses bibliothèques. Mais là encore, quelques petites remarques :

  • les titres de civilité (M., Mme, Mlle) sont en anglais ;
  • il est possible de croiser une personne de sexe male (sic) avec un titre féminin ;
  • il est possible de saisir les mêmes coordonnées pour la personne à prévenir (renseignement demandé si l’on n’arrive plus à joindre le lecteur).

Après clic sur le bouton Enregistrer, une page récapitule la saisie ; il est possible de corriger grâce au bouton Retour du navigateur (mais il n’y a pas ici de bouton preview, ni de possibilité d’édition directe : les concepteurs du logiciel privilégient l’intégration totale de l’interface web). Si les informations saisies sont correctes, le bouton Submit les valide. On arrive alors à la page d’informations du lecteur, qui :

  • récapitule les informations saisies dans un cadre, cadre qui contient également quatre boutons (Ajouter un enfant, Modifier, Delete (sic), Changer mot de passe, Modifier habilitations), qui tous amènent au formulaire correspondant ;
  • Changer mot de passe ; la première fois, amène sur la page de choix ;
  • Ajouter un enfant : l’intègre à un groupe familial ;
  • Modifier habilitations : donne une liste des 11 habilitations à cocher ; chaque lecteur peut donc être superbibliothécaire. Les habilitations sont en anglais ;
  • Un cadre récapitulant les dettes et frais (le cadre était vide avec la bibliothèque Roland Mousnier, car elle ne demandait pas de cotisations au moment de l’inscription) avec liens vers une vue complète du compte (View account), et un autre vers le paiement (Pay Fines) ;
  • Un cadre Ouvrages actuellement en prêt (avec les champs Titre, Dû, Item, type, Frais, Renouveler (sic) pour l’identification des ouvrages dont le prêt est renouvelé) ;
  • Un cadre Ouvrages réservés (avec les champs Titre, ouvrage, enlever).

Il est possible de «Feuilleter » (sic) les lecteurs : une page contient tout l’alphabet, chaque lettre est un lien vers une page contenant une liste des lecteurs dont le nom commence par la lettre en question. La fonction «Circulation» permet d’obtenir, pour un numéro de carte, la totalité des livres prêtés.

Le tableau des acquisitions signale si le budget est en déséquilibre (Voir Image 6) et donc s’il faut trouver de nouvelles ressources.

La gestion des acquisitions peut également se faire par centre ou spécialité : on voit qu’aucune des divisions du Centre Roland Mousnier, à la date de la copie de la base, n’avaient pas reçu de budget, mais que l’une d’elles l’avait déjà dépensé par anticipation.

Un mode de gestion simplifié est également disponible.

Fichier:Budget-simple-Koha.pdf
Image 6 : Tableau des budgets dans Koha

La fonction de présentation des rapports dispose de trois types :

  • jusqu’à la réconciliation (soit à la date du jour, soit à une date déterminable) ;
  • les ouvrages en retard (avec titre, code-barre, date d’emprunt, lien vers la page du lecteur) ;
  • le rapport de récolement, qui est configurable (on choisit la date de départ, le nombre d’ouvrages par page, et la «localisation» (sic) dans l’alphabet du titre des ouvrages).

La fonction « À propos », classique dans chaque logiciel, récapitule la version du logiciel (une RC [Release candidate, version préliminaire]), le système d’exploitation de l’ordinateur (Linux 2.6.3), les versions d’Apache (2.0.48), de Perl (5.008003), de MySQL (4.0.18), et la liste des crédits : 52 participants au total.

Abordons maintenant trois fonctions qui intéressent le documentaliste : la recherche, le thésaurus et le catalogage. Ce dernier utilise les champs MARC, système puissant et répandu. Le nombre de champs est très important (le CRM en utilise 45, mais il est bien entendu possible d’en ajouter), et permet de décrire l’aspect physique d’un ouvrage très précisément : c’est d’ailleurs pourquoi il est très répandu dans les bibliothèques du monde entier. Il est vrai que le documentaliste s’attarde un peu moins sur cet aspect, pour se concentrer sur la description du contenu : elle se situe dans les champs 610 : indexation en vocabulaire libre : il n’y a qu’un descripteur prévu par défaut, mais le nombre de champs peut être augmenté à volonté pour chaque ouvrage ; et 686 : autres classifications, qui permet de classer selon le support. Je reviens cependant sur le champ 610 : il est vrai qu’on peut rajouter des champs (en cliquant sur le + dans la bande verte, voir Image 7) ; mais chaque clic sur ce plus ramène à la première page de la saisie. Il faut revenir sur la page où se trouve les champs Descripteur pour disposer de l’écran à deux champs ; et répéter la manœuvre pour en avoir trois. Un documentaliste devra donc faire configurer le logiciel pour en avoir au moins deux dès le premier écran, car même si le champ peut contenir de nombreux caractères (50 au CRM, mais le nombre est configurable en éditant le code source), il est plus intuitif de saisir différents descripteurs dans différents champs.

Certains champs (auteur, collection, éditeur) disposent au bout de la ligne de points de suspension (voir image ) qui sont des liens ouvrant une fenêtre pop-up qui permet de rechercher si le nom figure déjà dans la base, ou de l’ajouter ; encore faut-il que le navigateur ne bloque pas les pop-ups : c’était mon cas, donc cela ne fonctionnait pas chez moi tant que le blocage était activé. Cela oblige donc les documentalistes à subir les pop-up sur Internet, à activer et désactiver la fonction, ou à utiliser deux navigateurs différents. Autre point négatif : l’aide présentée sous forme de points de suspension n’est pas très visible, ce qui est moins gênant quand on l’utilise régulièrement (on ne peut ignorer sa présence).

Fichier:Saisie-notice-bibliographique-Koha.pdf
Image 7 : Saisie d'une notice bibliographique avec Koha

Je n’ai pu étudie le fonctionnement du thésaurus que d’après celui utilisé au CRM et disponible en ligne. Il s’agit d’un thésaurus d’éditeurs, qui n’est pas utilisable comme un véritable thésaurus, mais en montre néanmoins le fonctionnement.

La page thésaurus donne une liste des éditeurs présents dans la base (voir image 8). Chaque terme est présenté sur plusieurs colonnes : dans la première, le terme tel qu’il a été saisi (Formulaire libre) ; dans la seconde, la forme normalisée du terme (Autorité) ; suivent les fonctions associées au thésaurus : Extraire, Lié, Éditer et Supprimer.

La fonction Extraire renvoie à une page donnant les deux formes normalisées du nom : son numéro, son nom complet. La lien numéro conduit à une autre page listant toutes les formes rejetées du nom de l’éditeur.

Fichier:Thésaurus-Koha.jpg
Image 8 : Thésaurus de Koha

La fonction Éditer et le bouton Add de bas de page renvoient au même formulaire (Voir image 9). Il permet d’ajouter (ou de modifier) une entrée, en donnant son nom normalisé, et une autre forme possible. On peut regretter (vivement) qu’une seule autre forme soit acceptée, et que la hiérarchie ne soit pas apparente. C’est tout de même une des fonctions essentielles d’un thésaurus. L’autopostage des génériques et des spécifiques n’est bien sur pas géré.

Image 9 : Ajouter un terme au thésaurus dans Koha Donc, même si le thésaurus présenté en ligne n’en est pas un véritable, il ne permet ni recherche, ni indexation, il présente quelques unes des fonctions attendues dans un thésaurus.

Dans la version 2.2, Koha supporte les thésaurus au format UNIMARC. Il reste encore quelques améliorations possibles pour gérer les liens entre notices, mais l'essentiel est présent. La version 2.2.2 est prévue pour apporter les quelques éléments manquants.

La fonction recherche se décompose en deux : la « Recherche Catalogue », ou la « Recherche MARC ». La première des deux (voir Image 10) est une recherche classique, tel qu’on la trouve sur tous les systèmes de recherche dans un catalogue. L’aspect des boutons et des menus est du au système sur lequel j’ai testé Koha, et pas à l’interface du logiciel lui-même. Avec un PC classique, nous aurions des boutons gris normaux.

Cette recherche est tout à fait classique donc : outre la recherche par code barre, il est possible de rechercher par mots-clés , Titre exact ou approchant, auteur, illustrateur, indice Dewey, catégorie (livre, périodique ou thèse), ou par sujet.

Fichier:Recherche-catalogue-Koha.jpg
Image 10 : Recherche catalogue dans Koha

Le deuxième type de recherche est bien plus puissant, puisqu’il se base sur les champs UNIMARC (Voir Image 11). Il est possible de rechercher sur trois champs à la fois par défaut, mais il est possible d’en rajouter. Chaque menu contient tout les champs MARC utilisés par la base. Il est possible d’effectuer une recherche sur plusieurs champs, avec les opérateurs booléens suivants :

  • contient ;
  • égal à ;
  • commence par (troncature) ;
  • supérieur à ;
  • supérieur ou égal à ;
  • inférieur à ;
  • inférieur ou égal à.

Ces opérateurs peuvent être précédés de la modification par le menu Not, ce qui change leur valeur.

Fichier:Recherche-marc-Koha.jpg
Image 11 : Recherche MARC dans Koha

Dans la version 2.2, les 2 grilles de saisie ont été fusionnées dans l'interface bibliothécaire. Cela rend la recherche très agréable à utiliser : les zones fréquentes de recherche sont accessibles, tout en ayant sur le même écran des possibilités de recherche avancée lorsque c'est nécessaire.

Plan[modifier]