procédé à leur destruction par la mise au pilon sous les yeux d’un délégué de l’administration.
70. Chaque année, un mois avant la session du conseil général, le préfet doit se faire rendre compte par l’archiviste de la situation des archives et du local, de l’état du dépouillement et des inventaires, ainsi que des améliorations qu’il serait utile d’opérer ou de préparer dans le cours de l’année suivante. Il place ce compte rendu sous les yeux du conseil général, en demandant qu’il en soit fait mention au procès-verbal. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
71. Les archives doivent être visitées par un ou plusieurs membres du conseil général, délégués à cet effet par le conseil dans sa session annuelle. Les membres ainsi délégués lui font un rapport sur la situation de l’établissement, en indiquant les abus qu’ils auraient pu remarquer et les améliorations qu’ils croiraient utile d’introduire.
72. Le préfet propose au conseil général toutes les mesures que lui paraît exiger l’intérêt de ce service ; il adresse, à la fin de la session, au 1er janvier, un rapport spécial au ministre de l’intérieur. (Circ. 8 août 1839.)
73. Les préfets prennent, par des arrêtés, les dispositions particulières que réclame le service des archives dans leurs départements respectifs. Ils sont tenus de soumettre ces arrêtés à l’approbation du ministre de l’intérieur.
74. Le secrétaire général de la préfecture a la surveillance directe des archives départementales. Il veille à l’exécution du règlement général du 6 mars 1843, ainsi qu’à l’exécution de l’arrêté pris par le préfet en vertu de la disposition qui précède. (Règl. gén. 6 mars 1843.)
75. On ne doit laisser dans ces archives aucun document antérieur à 1790. Elles sont d’ailleurs régies par la plupart des dispositions relatives aux archives des préfectures.
76. Les sous-préfets adressent à la préfecture, lorsque les délais de conservation fixés par la circulaire du 24 juin 1844 sont expirés, l’état des papiers qui sont de nature à être supprimés. L’archiviste du département le comprend, après examen, dans le travail relatif aux ventes soumis au conseil général. Mais la vente peut avoir lieu au chef-lieu d’arrondissement. (Circ. 24 juin 1844 et 31 mars 1864.)
77. La conservation des archives des communes est au nombre des devoirs les plus essentiels de l’autorité municipale.
Les titres et papiers composant ces archives sont entre les mains du maire ; mais il n’en est que simple dépositaire à raison de ses fonctions. Il suit de là que les archives doivent être transmises exactement par ce fonctionnaire à son successeur toutes les fois qu’il s’opère des mutations dans le personnel municipal.
78. Les maires ne doivent pas perdre de vue que leur responsabilité, sous ce rapport, est très-grave, puisque non-seulement ils peuvent être tenus à rétablir à leurs frais tous les objets susceptibles d’être remplacés, mais encore devenir passibles, dans certains cas, des peines portées par les articles 173 et 254 du Code pénal.
En cas de décès d’un maire, ses héritiers ont à rendre compte des objets dont il était dépositaire.
79. La surveillance des archives communales est au nombre des obligations des sous-préfets. Ils les inspectent dans leurs tournées, dressent, s’il y a lieu, procès-verbal de l’état dans lequel ils les trouvent, et rendent compte au préfet des actions en responsabilité à diriger contre les dépositaires qui, par leur négligence, auraient occasionné la perte de documents administratifs ou d’objets mobiliers. (Circ. 16 juin 1842.)
80. Un arrêté du Gouvernement, du 19 floréal an VIII, prescrit au maire qui cesse ses fonctions de faire, de concert avec son successeur, un récolement de tous les papiers, registres et objets mobiliers appartenant à la commune. Cette opération doit être constatée par un procès-verbal en double expédition : l’une est remise au fonctionnaire sortant pour lui servir de décharge, l’autre reste déposée à la mairie pour établir la responsabilité du nouveau titulaire.
81. Une circulaire du 20 octobre 1850 recommande aux préfets d’exiger rigoureusement que le récolement soit fait à chaque renouvellement partiel ou total des maires par suite de révocations, de démissions, de décès ou de nominations générales. Elle leur prescrit de se faire envoyer la copie du procès-verbal de cette opération en même temps que celle du procès-verbal de l’installation des magistrats municipaux.
82. Pour que le récolement se fasse avec toute l’exactitude désirable, les préfets délèguent ou font déléguer par les sous-préfets un habitant notable de la commune, autant que possible membre du conseil municipal, qui est chargé d’assister, dans cette opération, l’ancien et le nouveau maire et a le droit de mentionner ses observations sur le procès-verbal.
83. Si un maire sortant, ou nouvellement nommé, ou maintenu dans ses fonctions, se refusait à procéder au récolement, sur la preuve de ce refus, le préfet nommerait ou ferait nommer par les sous-préfets, en vertu de l’art. 15 de la loi du 18 juillet 1837, un commissaire chargé de procéder, sans frais, à cette formalité, contradictoirement avec le nouveau ou l’ancien titulaire, selon le cas. Cette nomination ne préjudicierait pas à celle du délégué. Le maire maintenu dans ses fonctions ou le commissaire chargé de le substituer procède à l’opération contradictoirement avec le délégué.
84. Le maire récalcitrant doit être régulièrement invité à y prendre part, ainsi qu’à signer le procès-verbal, et mention est faite, dans cet acte, de son refus et des motifs de ce refus. Lorsque la copie du procès-verbal est parvenue à la préfecture, le préfet prend, selon les circonstances, les mesures que lui paraissent exiger les intérêts de la commune.
85. Le maire doit, avant tout, mettre les papiers de la commune à l’abri de l’humidité, de
