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ORGANISATION RATIONNELLE DU LIVRE

ensemble de dispositions est à arrêter aux degrés local, régional, national, mondial :[1]

1. Objet de la documentation administrative.

La Documentation Administrative moderne repose d’une part sur un certain nombre de principes formant corps de doctrine (Théorie) et d’autre part sur un certain nombre d’instruments qu’il y a lieu de voir mettre en œuvre (Pratique). La Documentation Administrative est assimilable à la comptabilité. Celle-ci a trait à l’enregistrement et aux calculs des données, relatives aux valeurs de chaque organisme comptable envisagé ; elle a sa théorie ; elle a ses livres et ses fiches essentielles ou auxiliaires. La Documentation Administrative procède à l’enregistrement des données d’ordre administratif tant intérieures qu’extérieures. Au sens large, elle comprend la comptabilité qui ne traite que d’un des aspects de l’administration, l’aspect économique.

2. Importance.

Le problème de l’administration s’est posé de notre temps avec une acuité qu’il n’a jamais eu. Les populations devenues immenses, leurs besoins et leurs moyens se complexifiant, leur interpénétration et leur interdépendance étant accrues, force est de réaliser plus d’ordre dans ce qui a vite dégénéré en chaos. Administration des hommes et des choses des intérêts publics et privés, des affaires civiles et militaires, à toute l’administration il faut de la documentation : pour collecter les informations et pour les coordonner, pour en calculer les décisions, pour les transmettre ensuite et en contrôler l’exécution. Il faut de la documentation à la fois fine et massive, sur papier ou en substituts du papier, mais encore et toujours de la documentation. Doit être aidée et soulagée la triple bureaucratie de l’État, du Capital et des Associations. Et la documentation pour toutes les trois, par au-delà les frontières, doit tendre vers l’unification et l’internationalisation. Pour les administrations communales l’Union Internationale des Villes a commencé à le faire ; pour les organismes d’affaires, la tâche en devra être assumée par la Chambre de Commerce internationale ; pour les gouvernements, par la Société des Nations.

3. Principes fondamentaux de la documentation administrative.

Ces principes sont :

a) Unité de l’organisme documentaire. — Tous, absolument tous les documents reçus du dehors et élaborés au dedans doivent constituer un seul et unique ensemble dans le cadre duquel une place doit être assignée à chacun.

b) Principe de l’action documentée. — Toute opération juridique de quelque importance créant ou liquidant des engagements, tout acte administratif modifiant les relations sociales, tout travail produisant ou transformant la matière, seront dédoublés par des documents ou inscriptions qui viendront les représenter, les rappeler, les préciser et permettront ainsi d’agir sur eux à distance. La partition musicale qui permet aux plus grands orchestres une interprétation fidèle de la pensée des compositeurs, telle est l’image de ce à quoi il y a lieu de tendre. Le dicton populaire n’affirme-t-il déjà que dans une entreprise qui marche tout va comme sur du papier à musique ?

c) Principe de la standardisation. — Les documents et pièces tous indistinctement, rentreront dans l’un des formats de base format commercial (21 ½ × 27 ½), le format fiche (7 ½ × 12 ½), le format Tableau (64 × 67) ou système des formats D. I. N.

d) Principe de l’efficience. — Tout le travail dit de bureau par opposition au travail de l’usine, de l’atelier ou du chantier donnera lieu à la même rationalisation que ceux-ci, en visant à l’économie, à la division des tâches, aux opérations en « filières » reliées en « chaînes ».

4. Instruments fondamentaux de la documentation administrative.

Ces instruments sont :

a) Le plan général de l’organisation : — Direction, Personnel, Services, Opérations, Travaux types et Plan en constante transformation et modification comme l’entreprise elle-même.

b) La Classification générale des matières. — La Classification décimale universelle de l’Institut International de Bibliographie actuellement publiée en une édition nouvelle et comprenant dans un seul ordre systématique les indices numériques de l’ensemble des choses naturelles et humaines, notamment toutes les industries, tous les commerces, toutes les institutions juridiques, toutes les sciences techniques et questions sociales. De ses 66,000 divisions, réserve quasi inépuisable, sont utilisées celles qui sont utiles à la manière dont, au fur et mesure des besoins, on se sert des mots du dictionnaire, des cartes de l’atlas, des numéros du guide téléphonique.

c) Le Manuel général. — Il centralise dans l’ordre même de la classification, les exposés, règlements et instructions, rapports qui ont un caractère durable. Il contient aussi les éléments nécessaire pour diriger l’action toute en coopération du personnel.

d) Les Formules. — Elles comprennent en un seul système, dont toutes les parties sont coordonnées les unes aux autres, l’ensemble des documents imprimés ou polygraphiés d’usage courant, dont les blancs sont remplis lors de l’emploi. Les formules sont établies en application des instructions du Manuel où elles se trouvent décrites et commentées ; elles portent un numéro d’ordre, l’indice de classement et la date d’établissement.

  1. Voir P. Otlet : Manuel de la Documentation Administrative. Publication de l’Institut International de Bibliographie.