La dernière de ces divisions doit être consacrée aux papiers qui n’ont pu trouver place dans les divisions précédentes.
Les différents objets composant les archives seront distribués dans le local, conformément à ces divisions.
96. L’inventaire doit être dressé sur un registre ou cahier coté ou paraphé par le sous-préfet.
Une ou plusieurs pages, selon la quantité des titres, seront consacrées à chaque division, et des pages blanches seront laissées à la suite pour être remplies comme il sera dit ci-après.
Chaque division a pour signe une lettre de l’alphabet et comprend une série particulière de numéros correspondant aux articles qui s’y trouvent portés. Chaque article, indépendamment du numéro qui lui est propre, porte la lettre de la division dont il fait partie.
Ainsi, dans la division qui concerne les contributions et qui a pour signe la lettre G, l’atlas cadastral portera pour désignation G 1, puis la matrice cadastrale G 2, les états de section G 3, et ainsi de suite.
Dans l’inventaire, la lettre qui caractérise chaque division des archives sera inscrite en tête de la page qui lui est consacrée, et le numéro de chaque article placé en regard de l’indication qui le concerne.
Les objets mobiliers de la mairie forment une division particulière ; mais il n’a pas paru qu’il y eût lieu d’y appliquer les désignations par lettres et par numéros.
97. Cette méthode est applicable uniformément aux archives de la presque totalité des communes ; mais il y a eu nécessité d’adopter une règle particulière pour celles qui ont possédé, antérieurement à la Révolution, une organisation municipale et qui ont conservé des actes de cette ancienne administration. Bien que ces documents ne diffèrent pas essentiellement par leur nature des documents plus modernes, il est préférable de les en distinguer entièrement.
Certaines collections, à la vérité, ne sont pas de nature à être scindées, notamment celles des registres de l’état civil ; mais la masse des archives peut toujours être séparée en deux parties, savoir : documents antérieurs à 1790 ; documents postérieurs à cette époque.
98. Les anciennes archives municipales comprennent les séries ci-après :
AA. Actes constitutifs et politiques.
BB. Administration communale.
CC. Impôts et comptabilité.
DD. Propriétés communales, travaux publics, voirie.
EE. Affaires militaires, marine.
FF. Justice, procédure, police.
GG. Cultes, instruction, assistance publique.
HH. Agriculture, commerce, industrie.
II. Documents divers, inventaires, objets d’art.
Une fois le classement terminé, il ne restera plus qu’à le maintenir tel qu’il aura été porté à l’inventaire.
Dans un grand nombre de communes, la publication de l’inventaire a été votée par le conseil municipal.
99. Il est un grand nombre de communes qui, sans avoir possédé autrefois une organisation municipale, n’en ont pas moins dans leurs archives quelques titres anciens, le plus ordinairement sur parchemin, et dont l’écriture ne peut être déchiffrée que par des personnes exercées à la lecture de ces sortes de documents. Souvent, faute d’avoir pu les lire, on a considéré ces titres comme inutiles, on les a égarés ou même vendus. Cependant ils sont toujours précieux pour l’histoire de la commune ; souvent ils établissent des droits dont la conservation importe à la communauté, et peuvent servir à résoudre la plupart des contestations qui s’élèvent, soit entre les communes, soit entre les particuliers au sujet des biens des communes, des droits d’usage, de parcours, etc.
L’existence de chacun de ces titres doit être constatée avec soin sur l’inventaire. On indiquera, autant que possible, le nom des auteurs des actes, leurs dates et leur nature, ainsi que leur état de conservation. On s’aidera des notes sommaires qui sont le plus ordinairement inscrites au dos de ces pièces.
Du reste, le maire pourra envoyer à la préfecture une note sommaire des titres qui n’auront pu être déchiffrés, indiquant s’ils sont sur papier ou sur parchemin, et, autant que possible, l’époque et l’objet auxquels ils se rapportent. D’après cette note, l’archiviste départemental sera en mesure d’indiquer quels sont ceux de ces titres qui semblent mériter un examen spécial. Le maire les fera parvenir par une voie sûre à la préfecture, où l’archiviste en fera, selon leur importance, un extrait ou une transcription complète qui sera renvoyée au maire avec le titre original. Un double de cette copie, lorsque le titre offrira quelque intérêt historique, sera déposé aux archives départementales.
Le maire clora son inventaire après y avoir joint l’analyse qui lui aura été donnée pour chaque titre par l’archiviste.
100. Dans la plus prochaine de celle des sessions du conseil municipal où le vote du budget a lieu, le maire doit présenter l’inventaire à cette assemblée. Il le certifie au bas de chaque division et y appose sa signature.
Il fait connaître au conseil si les archives sont pourvues d’armoires, casiers, tablettes, cartons en quantité suffisante et convenablement disposés.
Il produit un état des volumes ou documents qui manquent, tels que Bulletin des lois, ouvrages administratifs, etc., et celui des dépenses à faire, soit pour l’établissement des armoires, coffres et autres objets mobiliers, soit pour l’achat des volumes manquants, soit enfin pour la reliure du Bulletin ou du Recueil des actes administratifs.
Le conseil municipal, après avoir procédé à une vérification approfondie, vote, s’il y a lieu, les allocations que comporte la situation des ressources de la commune.
101. L’inventaire une fois rédigé et soumis au conseil municipal, les maires doivent en transmettre à la préfecture, par l’intermédiaire du sous-préfet, une copie en tous points conforme à l’original.
Si cet inventaire comprenait des titres antérieurs à 1790, présentant, au point de vue historique, un intérêt général, le préfet en adresserait une seconde copie au ministre de l’intérieur.
102. La partie la plus précieuse des archives
