communales, dans le cas où la conservation n’en serait pas assurée suffisamment à la mairie, pourrait être déposée dans les archives générales du département. L’archiviste ferait l’examen de ces pièces et il en rédigerait un inventaire détaillé, dont un double resterait déposé aux archives et un autre serait envoyé dans la commune. Au moyen de cet inventaire, les officiers municipaux seraient toujours en mesure de reconnaître quels sont les titres qui peuvent concerner les affaires qu’ils ont à régler. Ils pourraient, d’ailleurs, se faire délivrer des copies authentiques de ceux qui touchent aux droits les plus importants de la commune. La conservation des titres aurait ainsi une double garantie, et des copies faites avec soin permettraient à l’administration locale de les consulter facilement. Enfin, dans le cas où la nécessité de maintenir les droits de la commune exigerait qu’on produisît les titres originaux, ils seraient mis à la disposition du maire sur récépissé.
103. Le consentement formel de la commune étant indispensable pour l’application de cette mesure, le conseil municipal devra prendre, à cet effet, une délibération dans laquelle il désignera la portion des archives communales qu’il jugera utile de faire déposer à la préfecture.
104. Les pièces appartenant à chaque commune auront dans le local des archives départementales une place entièrement distincte, de manière qu’elles ne puissent jamais être confondues ni avec les archives générales du département, ni avec les archives particulières des autres communes.
105. L’inventaire certifié par le préfet sera le titre authentique qui mettra la commune à même de reconnaître et de réclamer dans les archives générales ce qui lui appartient. Elle pourra toujours, en effet, reprendre ses archives quand elle aura un local propre à les recevoir.
106. Le ministre a plusieurs fois invité les préfets à faire visiter les archives communales par des commissaires spéciaux, et, autant que possible, par les archivistes des préfectures. Ils ont été autorisés à demander, dans ce but, des allocations au conseil général.
107. Le commissaire doit se transporter d’abord dans les communes où on a lieu de penser qu’il existe des archives considérables et notamment des titres anciens, et en faciliter, par ses conseils, le classement et l’inventaire. À son retour, il adresse un rapport détaillé au préfet sur la situation dans laquelle il a trouvé les divers dépôts qu’il a visités, et fait connaître son avis sur les mesures à prendre pour améliorer, s’il y a lieu, cette situation.
108. De leur côté, les préfets doivent adresser, à la fin de chaque année, au ministre de l’intérieur, un rapport détaillé sur cette partie du service administratif. (Circ. 16 juin 1842.)
109. Il existe dans les établissements de bienfaisance, et surtout dans les maisons hospitalières dont la fondation remonte à une époque reculée, des archives importantes par le nombre des documents et par leur ancienneté. Il n’y a pas, en effet, d’établissements en France qui aient été plus respectés par les temps et les révolutions, la sollicitude qui les entoure leur ayant toujours assuré la conservation de leurs titres de propriété.
Une partie des documents qui leur appartenaient en 1790 ont été réunis aux archives départementales ; mais ces versements se sont opérés d’une manière très-incomplète.
110. Une circulaire du ministre de l’intérieur, du 10 juin 1854, a indiqué la méthode à suivre pour le classement de ces archives. Voici le plan dont elle recommande l’adoption.
- A. Actes de fondation de l’établissement. — Diplôme et priviléges émanés des papes, rois, évêques, seigneur. — Cartulaires. — Ordonnances, décisions et autres actes relatifs à l’établissement, émanés des diverses autorité.
- B. Titres de propriété : donations, échanges, acquisitions. — Terres, maisons, cens, rentes. — Registres concernant les biens, les revenus, les droits utiles de l’établissement, baux. — Pièces de procédures, mémoires, etc.
- C. Matières ecclésiastiques en général. — Chapelle, aumônerie, cimetière, nécrologies, obituaires, etc.
- D. Inventaires généraux et partiels. — Instructions, lettres, récépissés et autres pièces relatives au dépôt même ou au service du dépôt des archives. — Catalogue de la bibliothèque.
- E. Administration de l’établissement. — Délibérations, nominations, règlements. — Budgets et comptes, états de recettes et dépenses. — Économat, fournitures, entretien des bâtiments. — Inventaires de mobiliers, livres de caisse, etc.
- F. Registres d’entrée et de sortie des personnes admises dans l’établissement. — Religieux et religieuses. — Service intérieur. — Domestiques. — Service médical. — Infirmiers. — Demandes d’emploi et d’admissions.
- G. Papiers et registres des institutions succursales de l’établissement. — Ancien bureau des pauvres ; mendicité ; tutelles des enfants trouvés et orphelins ; écoles, salles d’asile ; sages-femmes, vaccine, etc.
- H. Papiers et correspondances diverses ne rentrant pas dans les séries précédentes.
111. Le cadre qui précède indique quelles sont les différentes divisions ou séries à établir : l’objet principal du travail de classement sera de répartir tous les documents en huit séries suivant les indications de ce cadre ; de réunir ensuite en dossiers les pièces relatives à une même affaire, et de grouper les dossiers de même nature en articles, c’est-à-dire d’en former des liasses si l’on ne peut les renfermer dans des cartons ou dans des portefeuilles.
112. Les registres forment articles par eux-mêmes. Ils doivent, autant que possible, être placés ensemble dans chaque série.
113. Les pièces doivent être toutes numérotées et estampillées. Cette prescription s’applique immédiatement aux documents importants.
Les registres doivent être paginés. Lorsque l’on retirera une pièce d’un article, on aura soin de l’estampiller, si elle ne l’est pas, et d’ajouter à la cote spéciale de la pièce la cote même du carton, portefeuille ou liasse d’où elle aura été extraite. On remplacera la pièce dans son dossier par une fiche indiquant la nature de ladite pièce, la date de sa sortie et le nom de la personne à laquelle elle aura été remise.
114. Les dispositions préliminaires de classement et de numérotage établies, on commencera l’inventaire, qui se divisera en deux parties.
