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OUTILLAGE

dans leur totalité, chaque document envisageant un point de vue, la réalité totale étant faite de l’ensemble de ces points de vue. 3o Ces dossiers portent en eux la possibilité d’une critique immédiate. Qui les consulte n’a pas à subir d’influence tendancieuse, mais est libéré des « préjugés » par la diversité même des sources réunies et aussi par les critiques variées présentées en tous les sens.

E. Les Archives administratives : Elles comprennent tous les plis, lettres, rapports, statistiques, comptes relatifs à un organisme. Elles donnent lieu à la formation : 1o de dossiers consacrés chacun à une personne ou entité, à une affaire ou question ; 2o de répertoires ou fichiers réunissant selon les cadres unifiés les données analytiques de l’administration (Répertoire administratif général) ; 3o de tableaux avec textes, colonnes, schémas, images, condensant ces mêmes données sous une forme synthétique.

F. Les Archives anciennes : Elles sont constituées par les documents anciens, ordinairement manuscrits et originaux, relatif à l’administration d’autrefois et qui comprennent notamment les titres juridiques des organismes publics et les papiers privés de familles et des établissements commerciaux.

G. Les documents autres que bibliographiques et graphiques : c’est la musique, ce sont les inscriptions lapidaires, ce sont les procédés relativement récents par lesquels s’enregistre et se transmet l’image de la réalité en mouvement (cinéma, film, filmothèque) et la pensée parlée (phonographe, disque, discothèque).

H. Les Collections Muséographiques : Ce sont les échantillons, spécimens, modèles, pièces diverses, tout ce qui est utile à la documentation mais qui se présente comme objets à trois dimensions. C’est la documentation objective à traiter comme celle de la Bibliothèque et des archives quant au collectionnement, au catalogue et au classement.

I. L’encyclopédie comprend l’œuvre de codification et de coordination des données elles-mêmes. Elle donne lieu à extraits et retranscription dans les cadres d’une systématisation unique. Ce qu’on pourrait appeler le Livre Universel par opposition aux livres particuliers.

Les données elles-mêmes sont bien distinctes des documents dans lesquels ils sont relatés ? Il s’agit d’organiser systématiquement des ensembles de ces faits et données. Pour chacun de leur ordre est établie une notice systématique type déterminant : a) les éléments qui sont à relever pour chaque catégorie des faits ; b) le mode selon lequel il y a lieu de les disposer sur la notice (Règles documentaires).

Pour l’établissement de ces notices, on met à contribution toutes les sources recueillies. Les documents de la bibliothèque, les dossiers sont dépouillés et on utilise aussi les données documentaires recueillies par voie d’enquête. On a soin d’indiquer sur chaque notice la source des données.

L’encyclopédie est formée : 1o des Répertoires de faits sur fiches. Ces répertoires se rapportent soit aux questions, choses, objets, produits, soit aux pays, soit à l’historique, soit aux personnes et aux organismes. Ils sont disposés d’après les divers ordres fondamentaux de classification systématique (matière), historique (date), géographique (lieu) ; 2o de dossiers ou atlas dont chaque feuille mobile est consacrée à la mise en tableau (tabulation) d’une donnée disposée selon les formes bibliologiques les plus adéquates (schémas, illustration) en original ou provenant du dépouillement systématique du contenu des publications de l’I. I. B.

III. Opérations.

Le Document est l’objet d’un Cycle d’opérations, réalisant la plus complète division du travail et l’utilisation la plus dispersée de ses résultats. Un document est établi d’abord en original, ou prototype. Ensuite il est multiplié, puis il est distribué à ceux à qui il s’adresse. Puis en sont formés des collections ou ensembles où il ne perd rien de son individualité. En outre, il devient l’objet d’un travail complémentaire tendant à le juger et à l’apprécier, à en incorporer les données particulières aux données déjà existantes de la connaissance ; finalement il est utilisé. L’étape ultérieure, éventuelle, mais non obligée, est la destruction du document entourée de mesures de précaution.

IV. Méthodes.

Elles comprennent : 1o le collectionnement systématique des documents eux-mêmes ; 2o la classification offrant un cadre commun à toutes les divisions de l’organisme et sous les numéros desquels figure tout sujet susceptible de l’intéresser ; 3o le système de rédaction monographique et le système des fiches et feuilles à classement vertical ; 4o le système des dossiers déposés dans les classeurs verticaux formant des ensembles organisés ; 5o l’établissement des fiches catalographiques, multipliées et très détaillées de manière à mentionner les documents dans les diverses séries fondamentales de la classification auxquelles ils se réfèrent ; 6o l’outillage mécanique et les processus chimiques pour couvrir, établir, reproduire, multiplier, sélectionner, classer, transporter les documents.

V. Organismes documentaires.

Les Organismes de la documentation sont : a) les Bibliothèques publiques générales ; b) les bibliothèques spéciales ; c) les Offices ou services de documentation soit indépendants, soit rattachés à des institutions scientifiques des administrations publiques, des établissements ayant des buts sociaux ; d) les offices ou