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LE LIVRE ET LE DOCUMENT

nistrés à des dates successives (état ou bilan) ; b) de proposer les objectifs prochains, orientation et travaux. 7° Les décisions qui sont : a) des ordres, s’il s’agit de chefs hiérarchiques ; b) des résolutions, s’il s’agit de corps ou collèges ayant autorité ; c) des conventions ou accords, s’il s’agit d’ententes intervenues entre entités indépendantes. 8° Les données à enregistrer ont, toutes, une portée administrative, mais elles peuvent être de différents ordres : 1. comptables, 2. juridiques et légales. 3 techniques.

5 — Caractéristiques des pièces.

Les pièces que comprend l’unité documentaire présentent les espèces et caractéristiques suivantes : 1° Les pièces dites imprimés, pièces manuscrites, pièces reçues du dehors ; 2° celles établies à l’intérieur ; 3° les pièces de base (pièces mères), pièces originales et les pièces qui en sont dérivées (résumés, extraits, éléments à porter sur d’autres pièces) ; 4° les pièces elles-mêmes, leur catalogue et le simple énoncé des rubriques ou des indices servant à leur maniement, à leur distribution et à leur placement c’est-à-dire la classification.

6 — Corrélations.

La soudure doit être établie entre les publications administratives, la correspondance administrative et tous les « enregistrements » d’ordre administratif qui viennent prendre place dans des registres, des listes, des répertoires. Une grande clarté est apportée dans le dédale de la documentation en posant désormais ce principe : que la base et la source première de toute documentation est constituée par les enregistrements intérieurs, en étant tenus comme derniers les deux autres formes (soit les correspondances à destination connue d’une part, d’autre part les imprimés qui ne sont en fait que des correspondances à destinataires impersonnels, universels, Inconnus). Correspondance et imprimés peuvent, à un certain moment, être en avance sur l’enregistrement, mais il importe alors d’y introduire leurs données essentielles de caractère général ou permanent, et cela immédiatement après qu’elles auront été établies dans la correspondance ou les imprimés. C’est le moyen de disposer, pour les données administratives, d’un répertoire quelque multiples et variées et soient les formes et les expressions. Un ensemble totalitaire et continu qui soit pour les données et les administrations, leurs éléments, leurs groupements, leurs répercussions, l’analogue de ce que sont les opérations chiffrées en argent dans la comptabilité.

Toutes les données administratives et par conséquent tous les documents qui les contiennent sont rattachés les uns aux autres selon le principe de la classification. Elle est synthétique, procédant du général au particulier, de manière à passer des faits et résultats généraux aux faits individuels et particuliers.

7 — Classification.

La classification détaillée de l’entité administrative (structure, fonction, but, organes, activités, éléments avec lesquels ou sur lesquels elle agit), cette classification est unique quel qu’en soit le développement.

8 — Formes de la documentation.

L’ensemble de la documentation est représenté par trois ordres d’éléments : a) archive des pièces remises en dossiers ; b) le répertoire des notices disposées sur fiches ; c) l’atlas des tableaux synthétiques résumant et coordonnant les données de l’un et de l’autre d’une manière synoptique et visuelle. Archive, répertoire et atlas se complétant l’un et l’autre, leur objet commun est la réalité administrée elle-même. Ils ne sont déterminés distincts, au point de vue matériel, que par les nécessités de la dimension de leurs pièces et, au point de vue intellectuel, par les nécessités inhérentes au mode adopté pour l’enregistrement.

9 — Plan.

Le plan détaillé de l’entité : plan dressé en conformité de son but, de son programme et qui soit une projection par avance de la réalité future proposée aux efforts de l’entité. Un budget est la partie financière d’un tel plan comme la loi et le règlement en est la partie juridique, les uns et les autres étant à compléter par d’autres parties du plan général.

10. — Bilan administratif.

La mise des données en forme telle que toutes concourent à constituer pour l’entité le bilan administratif de son efficience. Par là il faut entendre une disposition de la documentation qui, en procédant de résumé en résumé, et de condensation en condensation, rende possible, non seulement de se représenter et de chiffrer les facteurs dominants de la vie totale de l’entité avec leurs causes, conséquences et incidences, mais encore, en regard de chacun d’eux, les coefficients mesurant, d’après le plan, les objectifs à atteindre. L’efficience sera exprimée par l’écart en plus ou en moins entre les chiffres de l’état réel et ceux de l’état proposé.

11. — Manuel.

Dans chaque organisme établir un Manuel Général comportant : 1° la classification synthétique de l’organisme mise en rapport de concordance avec la classification décimale universelle[1] ; 2° la description de l’organisme

  1. Pour les développements, voir les travaux de l’Institut International de Bibliographie et de Documentation et les collections types et comparées formées au Palais Mondial. En particulier, voir : 1° La Classification universelle décimale. 2° L’Atlas administratif. 3° La collection comparée des formules, par établissement et dans leur unité organique, par types de formules comparées. 4° Les traités Paul Otlet : a) Manuel de la Documentation Administrative (publication η° 137) ; b) Sur les possibilités pour les entités administratives d’avoir à tout moment leur situation présentée documentairement (publication n° 162).