L'absence du grand maître de Rhodes rendait souvent difficile l'expédition des affaires, et notamment celle des actes qu'on ne pouvait sceller ; sous la lieutenance de Bertrand Flote, le chapitre général (20 fév. 1379 n. s.) donna valeur égale au sceau du lieutenant apposé en l'absence du grand maître.
Nous citons ici le texte de cet établissement parce qu'il donne de nombreux détails sur la manière dont s'expédiaient les actes à la chancellerie de l'ordre :
« Item, que les graces faictes ou temps passé aulx freres du convent et à aultres delà mer par le lieutenant de maistre et le convent n'ont pas esté enterinées ne misses à execucion pour la cause et occasion de ce que elles estoient bullées de la bulle commune de cire et non de bulle de plomb comme de maistre et de convent ; pour laquelle chose ceulx aulxqueulx furent faictes les graces ont souffert maintes paines et travaulx ;
